Déménagement d’archives
Comme nous l’avons déjà évoqué, un déménagement ne s’improvise pas et quand cela concerne des archives, encore moins.
Plusieurs raisons peuvent expliquer le besoin pour une société ou un organisme de déménager ses documents d’archives. Une collectivité peut avoir besoin de changer de locaux, de manière définitive ou le temps d’effectuer des travaux.
Un déménagement d’archives peut également avoir lieu dans le cadre d’un transfert de compétences entre une administration et une autre.
Selon chaque cas, des dispositions spécifiques peuvent êtres mises en place afin de réussir le transfert des documents dans de bonnes conditions.
Chez Avantime Dem, nous avons pour habitude de travailler de près avec vos services documentation archives et moyens généraux afin de donner lieu à un échange en symbiose. Cela permet un partage de connaissances et de compétences qui mène inéluctablement à la réussite du projet.
Ainsi, un plan d’action doit être élaboré ensemble pour permettre aux équipes de déménageurs d’intervenir sereinement, dans un cadre et une logique bien définis.
- Étape de préparation du déménagement: le récolement des fonds
Cette étape permet de trouver plus facilement les archives, et aussi de déterminer le volume exact à déménager (en mètres linéaires). Cela est déterminant pour l’établissement d’un prix, ce calcul doit donc être le plus juste possible afin d’éviter toute perte d’argent.
Le récolement permet aussi d’avoir une idée sur l’état de conservation des archives et organiser d’éventuelles opérations de reconditionnement, restauration, numérisation etc.
De plus, c’est l’occasion idéale pour retrouver des archives perdues ou égarées suite à leur mauvais rangement
Une fois le récolement effectué, il est temps de se poser les 4 questions fondamentales au transfert ; Où? Quand? Que? Comment?
- Où?
Il faut avoir une connaissance précise du ou des sites d’arrivée afin de déterminer la faisabilité du déménagement.
Les locaux qui reçoivent les archives sont-ils équipés de rayonnages? Si oui de quel type de rayonnages (fixes, compactus, hauteur, capacité etc.) ?
Ici, le travail fait en amont lors du récolement des fonds sera déterminant quant à la recherche des locaux. Le calcul des mètres linéaires permettra de savoir si les locaux sont adaptés.
- Quand?
C’est la question indispensable à toute planification préalable. Va-t-on déménager pendant la semaine, et ainsi gêner le travail de certains collaborateurs, ou alors le week-end ? Va-t-on mobiliser des journées complètes, ou alors des demi-journées ?
- Que ?
Le contenu du déménagement est bien évidemment important. Les archives sont calculées dans la phase précédente, mais leur déménagement entrainera surement celui de certains mobiliers, tels que des bureaux, armoires, ordinateurs, postes de travail etc. Ici aussi, il vaut calculer le volume exact des effets à déménager afin de pouvoir s’adapter en fonction
- Comment?
Dans cette phase intervient une réunion d’information réalisée par nos soins auprès de vos collaborateurs.
Nous choisissons, avec vous, des « ambassadeurs », souvent par service, par étage etc. à qui nous confions les informations importantes liées au déménagement. Ces ambassadeurs sont ensuite en charge de transmettre à chacun les tâches et informations qui lui sont nécessaires pour la réussite du transfert, et servent de référents entre nos équipes et le reste des collaborateurs.
Une fois le plan d’action établi, il est temps de passer à l’élaboration des plans et signalétiques sur place, avec notamment la création des étiquettes.
- Le principe topographique
Le récolement permet de d’organiser les espaces en fonction des archives et permet de mettre en place un système de rangement et de numérotation des rayonnages. Ce système d’étiquettes permettra ensuite de ranger les archives dans le bon ordre et sans accrocs sur le site d’arrivée.
Exemple d’étiquettes:
Grâce à cette signalisation, les boites d’archives peuvent-être rangées dès leur acheminement au site d’arrivée, dans l’ordre qui aura été pré-établi.
Les codes-couleurs permettent de se repérer plus facilement en fonction des sites/bâtiments/étages etc.
N.B: Les étiquettes s’établissent toujours en fonction du site d’arrivée. Elles doivent correspondre à une « adresse » sur place (le bâtiment, le magasin, l’épi etc.) ce qui permettra aux colis d’être rangées à l’endroit prévu.